Платформа Teams – это решение от Microsoft для бизнес-коммуникаций и организации командной работы. С момента своего запуска мессенджер стал самым востребованным приложением в истории Microsoft: его используют более 500 000 компаний по всему миру.
Сегодня на рынке представлено множество платформ для совместной работы, но, пожалуй, ни один из них не предлагает такой широкий набор инструментов, как Microsoft Teams. В статье мы разберем, почему стоит задуматься о выборе в пользу него, если вы все еще этого не сделали.
Вся коммуникация в одном месте
Часто корпоративная коммуникация рассредоточена по разным платформам: рабочие вопросы могут обсуждаться в WhatsApp, личные – в Telegram и VK, видеозвонки совершаются в Skype или Zoom. Так можно легко запутаться и тратить время на поиск нужной информации в многочисленных приложениях.
Teams позволяет объединить все каналы коммуникации в одном окне приложения. Здесь есть чаты, аудио- и видеовстречи как с внутренними командами, так и с внешними партнерами и клиентами.
Не только общение, но и командная работа
Главное отличие Teams от других корпоративных мессенджеров – групповые чаты или так называемые каналы. Пользователь может иметь одновременный доступ к различным каналам, в которых обсуждаются конкретные темы. Например, к общему каналу со всеми сотрудниками компании, каналу своего отдела, к чату для неформальных диалогов с коллегами, или к каналу, в котором обсуждается текущий проект.
Плюс в том, что можно легко поднять историю переписки и нужные документы по конкретному вопросу, так как данные хранятся в течение неограниченного времени. Сроки хранения и удаления данных настраиваются администратором с помощью специальных политик.
Teams позволяет не только общаться в чатах, но и полноценно работать над проектами. Для отдельного проекта можно создать канал и закрепить во вкладках часто используемые файлы, приложения и веб-ресурсы. Это может быть, таблица Excel, ссылка на Google Analytics, новостной портал или доска Trello. В окне канала можно делать заметки, ставить задачи, отслеживать прогресс, планировать и управлять проектами, созваниваться с коллегами и вместе редактировать документы. Все эти инструменты позволяют работать в режиме одного окна.
Обычно совместная работа над документами приводит к путанице: какая версия файла является финальной? Та, что на почте или в мессенджере? Какая из отправленных на почту – правильная? Большой плюс хранилища OneDrive в том, что сотрудники имеют доступ к единой версии документа в облаке, а все изменения после редактирования сохраняются автоматически.
Экосистема Microsoft 365
Еще одно отличие Teams – он является частью экосистемы Microsoft 365. Это значит, что еще вы получаете доступ к приложениям, без которых невозможно представить работу компании: Word, Excel, Outlook, Planner, Exchange, OneDrive, SharePoint, OneNote и др.
Единое пространство для работы и хранения файлов экономит время на поиск и обмен информацией. Команда может работать с документами в окне Teams, все изменения сохраняются автоматически, а файлы появляются в хранилище OneDrive каждого участника, у которого есть доступ.
Индивидуальные решения
Все компании уникальны и хотят иметь возможность настроить корпоративную платформу под себя. В рабочее пространство Teams можно добавить приложения, которыми вы пользуетесь чаще всего, будь то планировщик, CRM-система, таск-трекер или почтовый клиент. Возьмем в качестве примера инструмент MindMeister для построения интеллект-карт: добавив его во вкладку чата, вы можете проводить мозговые штурмы, визуализировать проекты и находить связи между идеями, обсуждая их с командой.
Все приложения доступны из маркетплейса Teams, обновления происходят каждую неделю.
Помимо этого, открытый API Teams дает широкие возможности для подключения сторонних служб или систем собственной разработки. Для этого используется модель Connector в качестве обмена, предоставления уведомлений и обновлений от сторонних сервисов.
Умные боты
Чат-боты в Teams помогают сотрудникам оперативно получать необходимую информацию. Автоматизация процессов с помощью сервисов Power Platform позволяет минимизировать рутинные задачи и повысить производительность. С помощью ботов, например, можно забронировать переговорную, оформить отпуск, заказывать справки, пропуска или канцтовары, найти материалы в базе знаний, получать уведомления о новых лидах или оплаченных счетах. Сценарии использования бота могут быть как простыми, так и более сложными, в зависимости от задач бизнеса. Мы в своей компании сделали интеграцию Teams c платформой Creatio и теперь предлагаем уже готовое решение для наших клиентов.
Поддержка девайсов и ПО
Приложение не сможет стать универсальным инструментом, если оно не поддерживается большинством браузеров, устройств и операционных систем. Современные сотрудники должны оставаться на связи и иметь доступ к файлам в любое время, любом месте и с любого устройства.
MS Teams отвечает всем этим требованиям. Продуманное мобильное приложение для Android и iOs имеет тот же функционал, что и десктопное, за исключением возможности редактирования документов во время видеозвонка. Платформа поддерживает Windows, Mac OS и Linux, а веб-приложение работает с большинством классических версий браузеров, в том числе Chrome, Firefox и Internet Explorer.
Конкурентная цена
Все планы Microsoft 365 по умолчанию включают Teams. Есть три тарифа в зависимости от набора приложений и настроек безопасности: Бизнес базовый за 312,5 руб. пользователь/месяц, Бизнес стандарт – 781,3 руб., Бизнес премиум – 1250 руб.
У Teams есть и бесплатная версия на 1 месяц, которая предлагает все возможности платформы: общение в чате без ограничений, совместный доступ к файловому хранилищу, неограниченная видеоконференцсвязь до 300 пользователей, а также интеграция с другими приложениями.
Платформа для видеоконференций
Teams предлагает все возможности для видеоконференций с демонстрацией экрана, обменом и редактированием документов, записью экрана, и так далее. Причем можно общаться с коллегой один на один, с проектной командой или с зарубежным заказчиком, а можно проводить онлайн-мероприятия до 10 000 человек.
В командном чате можно начать звонок по щелчку мыши. Видеоконференции с внешними участниками происходят через предоставление ссылки.
Развлекательный элемент
Не бойтесь добавить немного веселья в рабочую рутину, особенно если вы были вынуждены перейти на удаленный формат работы – надо же чем-то заменить разговоры у кулера. В Teams сотрудники могут добавлять в свою рабочую область эмодзи, наклейки, GIF и пользовательские мемы. Графические элементы помогают передать эмоции, чувства и настроение коллег, даже если вы общаетесь только через чат.
А еще в маркетплейсе Teams есть интересные приложения для сплочения команд, например, Donut. Платформа помогает организовать онлайн-встречи каждую неделю, день или месяц (в зависимости от настроек) – получается своеобразный кофе-брейк.
Безопасность
Последний пункт по порядку, но не по важности – безопасность. Защита данных Teams обеспечивается политикой безопасности Microsoft. Платформа обеспечивает многофакторную аутентификацию и единый вход через Active Directory. Файлы хранятся в SharePoint и защищаются шифрованием при передаче и хранении.
Из статьи вы могли сделать вывод, что функционал Microsoft Teams потребует много времени на его освоение. Чтобы внедрение Teams прошло успешно, мы рекомендуем пользователям пройти наши курсы обучения, где подробно разбираются все разделы платформы, функционал и возможные сценарии использования.