1. Главная
  2. Блог Onellect
  3. Полезные статьи
  4. Как обеспечить продуктивность работы сотрудников на удаленке?

Как обеспечить продуктивность работы сотрудников на удаленке?

11 июня 2021
60

Несмотря на ослабление ограничений, сотрудники многих компаний по-прежнему продолжают работать из дома. Если вы одни из них, то за последние несколько месяцев вы ощутили давно разрекламированные преимущества удаленной работы - отсутствие поездок на работу (экономия почти часа в день для среднестатистического жителя России, плюс расходы на дорогу) и гибкость. Вы также можете бороться с проблемами размытых границ между временем компании и личным временем и с тем, как эффективно взаимодействовать с коллегами, которые больше не в коридоре.

Руководители, которые ранее, вероятно, сопротивлялись возможности удаленной работы для сотрудников из-за опасений, что это отрицательно скажется на производительности, с облегчением увидели обратное. Возможно, наличие удаленщиков не так уж и плохо. Однако работа в таком темпе не является устойчивой и может привести к выгоранию. Чего нам нужно остерегаться, чтобы сохранить здоровье и работоспособность всех сторон?


remote work.jpg

За время пандемии популярность корпоративных мессенджеров возросла в десятки, а то и в тысячи раз. Сейчас сложно кого-то удивить словом “онлайн-митинг”, а рынок корпоративных продуктов как никогда может похвастать своим разнообразием и активной борьбой за место под солнцем. Благодаря таким платформам для коммуникаций сотрудники могут легко оставаться на связи со своими коллегами, решать рабочие вопросы и в целом продолжать чувствовать себя внутри команды. Но насколько хорошо справляется с данной задачей ваш корпоративный мессенджер?

Если вы читали и другие статьи нашей компании, то для вас не будет секретом — мы активно и не первый год успешно используем Microsoft Teams. А если другие материалы вы еще не видели, то теперь у вас есть отличный повод заглянуть в наш блог и найти их. Для написания данной статьи мы провели опрос сотрудников из разных IT-компаний (и не только), которые уже больше года работают дистанционно. Мы попросили каждого из них выделить 1 плюс и 1 минус работы вне офиса. Целью опроса было узнать о возможных барьерах на пути к продуктивной работе предположить, какие возможности Microsoft Teams  могли бы позитивно повлиять на их эффективность и удовлетворенность.  Ну а плюсы не дадут нам терять позитивный настрой и, возможно, помогут взглянуть на удалёнку с другого ракурса. 


Участник 1. Александр Р. :

“Из плюсов могу выделить один из самых явных — экономия времени. Два часа, которые ранее уходили на дорогу до офиса, оказались реально критичными. Раньше на личные дела оставалось в среднем 2-3 часа времени в день. Сейчас же я успеваю сделать намного больше дел и чувствовать себя при этом менее утомлённым.

Из минусов для себя я выделил чувство отстранённости от коллектива. Переписка и онлайн-встречи не всегда могут полноценно заменить даже 5-ти минутные разговоры у кофемашины”.

Да, возможность иметь пару часов в запасе по утрам наверняка особенно оценили жители крупных городов.
Возвращаясь к минусу, который выделил наш первый участник, необходимо сразу отметить — именно данный барьер наиболее часто ведет к выгоранию сотрудников. Обычные коммуникации в чатах и онлайн-митапы вряд ли смогут хоть на миг приблизить нас к атмосфере живого общения в офисе, а ведь для кого-то это может быть решающим фактором для успешной работы. В Microsoft Teams есть множество инструментов для поддержания дружественной атмосферы в коллективе. Например:

Совместный режим в видео-конференциях

unired mode.jpg

Это самый легкий способ почувствовать себя плечом к плечу с товарищем. Подключить данный режим можно в ходе проведения собрания (существуют и другие режимы отображения). Положительные эмоции и позитивный исход собрания гарантированы. Дополнительно напомним, что для своего видео вы можете использовать различные встроенные фоны в самом Teams, или же загрузить свои.

Свободно создавайте отдельные каналы для общения

Это могут быть каналы для изучения английского языка, место, где можно обсудить кулинарные новинки, прогнозы на криптовалюту, или где принято ежедневно делиться фотографиями своих домашних питомцев. Внутри всех каналов встроен отличный функционал для совместного редактирования документов, загрузки и создания различных файлов.


MicrosoftTeams-image (1).png


Конечно, заменить живое общения сложно. И если есть шанс увидеться с коллегами оффлайн, то долго игнорировать эту возможность не рекомендуется. Здесь Teams так же может помочь спланировать встречу команды и скоординировать всех её участников.  


MicrosoftTeams-image (2).png


MicrosoftTeams-image (4).png


На примерах выше вы можете увидеть канал, который был создан для оффлайн-встречи с коллегами. Помимо общей информации по мероприятию, можно легко перейти во вкладку с геолокацией и заранее спланировать маршрут к месту проведения и даже посмотреть погоду. Дополнительно есть возможность создать опрос, в котором участники выберут наиболее подходящий вариант ответа, а автор сможет легко подсчитать итоговые результаты. 


опрос.png


Участник 2. Мирослава Н.:

“Главный плюс для меня — возможность совместить личные и рабочие дела. Теперь мне нет необходимости отпрашиваться с работы, чтобы встретить сантехника у себя дома и починить текущий кран. Он делает свою работу, а я свою. И это никак не влияет на мою продуктивность.

Из минусов лично для себя могу отметить то, что я не всегда обладаю актуальной информацией о составе наших команд. За весь год в нашу компанию приходило много новых сотрудников, но я либо могла пропустить эту новость, либо вообще не знать, чем занимается определенный человек. Иногда мне приходилось сталкиваться с неловкими ситуациями”.

Интересный факт — количество отгулов на дистанционной работе для решений личных дел заметно сократилось. Но жалобы на перебои интернет-связи и на ремонт у соседей, к сожалению, встречаются всё чаще...

Microsoft Teams подстраховал своих пользователей на случай, если они потеряются в связах внутри коллектива. И чтобы случайно сообщение с информацией о ”настройке решения для бэкапа данных” не ушло в бухгалтерию, вы можете всегда посмотреть информацию о нужном контакте:  


MicrosoftTeams-image (14).png


Нужно больше информации? Откройте вкладку ”Организация” внутри чата с контактом.


MicrosoftTeams-image (15).png


Ну и конечно, не лишним будет сообщить всей команде о новом сотруднике. Дружелюбно встретить новичка можно добрым комментарием под постом, а также с помощью гифок, эмодзи и реакциями (которые тоже уже встроены в Teams).


MicrosoftTeams-image (5).png


Участник 3. Виктор Р. :

“Мой главный плюс — мне просто комфортнее дома. Я не очень люблю деловой стиль, но работа в офисе к этому обязывала. Теперь же я общаюсь из дома со своими клиентами, сидя при этом в любимой пижаме. И это только добавило мне уверенности при переговорах.

Говоря о минусах — в компании были проблемы с коммуникациями сотрудников. Всё было устроено так, что по любому вопросу все друг к другу подходили и обсуждали. На удаленке это всё усугубилось огромным количеством созвонов, в итоге вся обсуждаемая информация путалась и терялась. И все от этого очень уставали. Плюс в офисе мы практически всегда могли видеть успехи друг друга или поблагодарить кого-то за помощь более эмоционально, чем просто написать” спасибо” в чате”.

Как говорится — дома и стены помогают. Это ли не главный девиз удаленки? Главное не увлечься и вовремя подготовиться к видео-собранию, вдруг у вашего руководителя такая же пижама? Кстати, перед началом видео-собрания Teams покажет вам предварительный просмотр вашего изображения, а также предложит протестировать настройки для связи.

О создании отдельных команд для обсуждения различных вопросов мы уже говорили, но напомним: в Teams можно создавать отдельные каналы для обсуждения конкретного типа задач, что спасет от возникновения путаницы.


MicrosoftTeams-image (6).png


Если вы вдруг потеряли важное сообщение от коллеги — воспользуйтесь поиском, а при необходимости настройте дополнительные фильтры. Значимые сообщения можно сохранять, нажав на них соответствующую кнопку. 


MicrosoftTeams-image (7).png


MicrosoftTeams-image (8).png


А если у вас есть желание поблагодарить коллегу более необычным способом, то в Teams есть встроенный инструмент ”Благодарность”. 


MicrosoftTeams-image (9).png


Участник 4. Константин В. :

“Мой главный плюс — я стал больше заниматься спортом, как ни странно. Наш офис не предусматривал наличие места для спортивного инвентаря, поэтому спорт зал я изредка посещал после работы, т.к. оставалось мало сил. Теперь я регулярно хожу в спорт зал перед работой, т.к. он находится в соседнем доме, а в обеденный перерыв иногда успеваю сходить размяться и отвлечься на дворовую спорт-площадку. 

Про минусы — лично мне порой очень тяжело «достучаться» до сотрудников, потому что некоторые из них часто на онлайн-встречах, а отследить это я не могу. Мои собственные встречи тоже иногда накладываются друг на друга и это сложно упорядочить и отслеживать".

Спорт — жизнь, а упорядоченный рабочий календарь — счастливая жизнь. Давайте посмотрим, как в этой ситуации может помочь Microsoft Teams.

Статусы у контактов и порядок в календаре

Вернемся к карточке контакта – на ней можно проследить статус пользователя. Teams предлагает несколько: в сети, нет на месте, занят, скоро вернусь, нет на месте. Дополнительно могут автоматически отображаться: говорю по телефону — когда пользователь находится в звонке; на собрании; демонстрирует экран. 


MicrosoftTeams-image (10).png


Если сотрудник уходит в отпуск, то он так же в Teams может сообщить об этом своим коллегам и задать подпись к статусу. Дополнительно можно задать продолжительность отображения данного статуса.


MicrosoftTeams-image (11).png



Вернемся к календарю: в Teams предусмотрен календарь, который поможет вам избежать лишней путаницы.


MicrosoftTeams-image (12).png


Если настроить синхронизацию Teams с почтовым клиентом, то все встречи будут отображаться и в почтовом календаре. В нем же можно отследить не только свою занятость, но и загрузку у своих коллег (на примере используется почтовый клиент Outlook): 


Снимок экрана 2021-06-11 033431.png

Подводим итоги

Мы уже неоднократно говорили о технических преимуществах Microsoft Teams по сравнению с другими корпоративными платформами. В данной статье мы выделили те инструменты, которые могут быть полезны самому обычному пользователю, делая его работу продуктивнее.  Дискутировать на тему удалённой работы можно еще очень продолжительное время, но пристальное внимание руководители должны уделять не только качеству и срокам выполнения задач, но и следить за тем, чтобы сотрудники чувствовали себя максимально комфортно, обладая всеми инструментами для командной работы и возможностью легко взаимодействовать между собой. 

Microsoft Teams — отличное решение, которое поможет сохранить и преумножить эффективность всех рабочих процессов как в офисе, так и на удаленной работе.
8 (800) 777-31-67