1. Главная
  2. Блог Onellect
  3. Полезные статьи
  4. Как организовать гибридный офис

Как организовать гибридный офис

27 августа 2021
100
Прошедший год стал для многих компаний продолжительным экспериментом по управлению удаленными сотрудниками и периодом переосмысления подхода к организации современных рабочих мест.

Аналитики заявляют, что более половины сотрудников, которые вынужденно работали удаленно, не хотят возвращаться на постоянной основе в офис по окончании пандемии. Это подталкивает работодателей использовать гибридную модель, согласно которой некоторые сотрудники могут оставаться полностью удаленными, некоторые могут приходить в офис один или несколько раз в неделю, а все остальное время работать из дома, ну и кто-то может работать в офисе постоянно.

До сих пор существуют разногласия (в основном между руководством и сотрудниками) относительно того, как именно удаленная работа влияет на производительность, но руководители постепенно приходят к тому, что сочетание удаленной и офисной работы (гибридная модель) может быть лучшим сценарием для всех сторон.

Учитывая общий тренд на переход к гибридному сценарию работы, ИТ-специалистам потребуется адаптировать процессы поддержки пользователей, пересмотреть приоритеты своих инвестиций в информационные технологии и играть более важную роль в партнерстве с HR в отношении политик в изменившейся культуре.

Меняются функции офиса 

Гибридный подход предполагает пересмотр не только бизнес-процессов, используемых технологий и политик, но и функций офиса – с места, где сотрудники выполняют работу, на место для идей и творчества, например для проведения мозгоштурмов, видеоконференций, встреч с командами или клиентами. 

Modern workplace.jpg

Таким образом опенспейсы постепенно будут трансформироваться в офисы с большим количеством переговорных и комнат, где можно комфортно поработать в тишине. Это обусловлено тем, что фоновый шум и другие раздражающие факторы могут отвлекать от выполнения текущих задач, например, когда нужно провести собрание с удаленными сотрудниками. 

Сотрудники рассредоточены 

В зависимости от отрасли компании не все сотрудники будут работать только в офисе или только удаленно, кто-то будет работать из дома, а кому-то по-прежнему необходимо корпоративное рабочее место. От этого может возникать волновой эффект, когда в определенные дни в офисе сотрудников больше, чем свободных столов. Решить эту проблему можно с помощью сервиса бронирования рабочего места или переговорной с необходимым оборудованием. Наши разработчики реализовали этот процесс с помощью Power Apps, где можно выбрать дату и доступные площадки для работы и проведения встреч.

Бронирование рабочих мест.jpg

Процессы переходят в цифровой формат

При переходе на удаленный или гибридный сценарий работы важно автоматизировать бизнес-процессы и предоставить сотрудникам цифровые инструменты для реализации рабочих задач, пользовательский опыт сотрудников теперь имеет решающее значение для эффективности бизнеса. Сотрудники становятся не просто потребителями ИТ-инструментов, а партнерами ИТ, участвующими в выборе и улучшении используемых ИТ-решений.

Любая успешная гибридная модель работы должна быть стратегически продумана, а в ее основе должны лежать технологии.

Вот некоторые из ключевых ИТ-решений, которые ваш бизнес должен учитывать при переходе на гибридную модель работы:

  

Инструменты для коммуникаций

Хотя ваши сотрудники могут иметь возможность приходить в офис, им по-прежнему необходимо общаться и работать над проектами со своими коллегами, находясь за пределами корпоративных стен. Вот почему для вашего бизнеса крайне важно иметь инструменты для коммуникаций и совместной работы, независимо от того, где и когда работают сотрудники.

Для коммуникаций используйте инструменты, которые позволяют обмениваться мгновенными сообщениями и проводить видео встречи. Например, Microsoft Teams может помочь вам улучшить совместную командную работу и общение в гибридной рабочей среде.

Не забывайте и про видеоконференцсвязь. Видеоконференции уже стали для многих привычным и удобным форматом для делового общения. Таким образом при проектировании переговорных комнат стоит предусмотреть проекционное оборудование, микрофоны и камеры, для обеспечения эффекта присутствия, чтобы все участники встреч чувствовали себя комфортно и могли свободно общаться друг с другом.

  

Гибридный офис.jpg

Если компания использует Microsoft 365, то можно воспользоваться решением Microsoft Teams Rooms для проведения встреч, с совместным использованием HD-видео, звука и контента на собраниях любого масштаба. Для наилучшего качества связи необходимо использовать сертифицированное для Teams оборудование сторонних производителей (AudioCodes, Crestron, HP, DELL, Lenovo, Logitech, Poly и Yealink). 

Облачные технологии

Давно прошли те времена, когда все файлы хранились на локальном оборудовании. При переходе на гибридный формат ваша команда должна иметь возможность беспрепятственно получать доступ к файлам и обмениваться ими в режиме реального времени. Облачные сервисы позволяют вашему бизнесу создать рабочую среду в виртуальном пространстве, а это значит, что ваши сотрудники смогут работать из любого места и с любого устройства, которое они используют. Все, что им понадобится – это подключение к интернету и доступ к платформе.

Мы используем платформу Microsoft 365, которая включает в себя Teams – для аудио и видеоконференций, обмена мгновенными сообщениями и совместной работы, Exchange – для работы с корпоративной почтой на всех устройствах, SharePoint и OneDrive – для хранения и совместного использования файлов, набор офисных приложений, таких как Word, Excel, PowerPoint, пакет решений для управления безопасностью и многое другое.

Физическое оборудование

Если говорить об оборудовании, то вашим сотрудникам для работы вне офиса понадобится ноутбук или обычный ПК. По соображениям безопасности лучше обеспечить всех сотрудников корпоративными устройствами и необходимым ПО и не использовать личные, но если реализовать это невозможно, то следует обратить особое внимание на защиту сети, мобильных устройств и конфиденциальных данных компании.

Бывают ситуации, когда личное оборудование сотрудника не обладает достаточными мощностями для комфортной работы. В таких случаях можно настроить подключение данного устройства сотрудника к виртуальному рабочему столу Azure, обеспечивая безопасную и полноценную работу.

Цифровой опыт сотрудников 

Несмотря на преимущества, которые дает гибридная рабочая модель, она также сопряжена с рядом проблем. У сотрудников появляются новые современные технологии, которые с одной стороны необходимы для эффективного выполнения рабочих задач, а с другой стороны всеми этими инструментами нужно уметь пользоваться.

Вот почему обучение новым технологиям является одним из ключевых процессов при переходе на гибридный формат. Сотрудникам важно показать не только сценарии использования ключевых решений, но и провести обучение по основам информационной безопасности – как правильно создавать пароли, зачем использовать двухфакторную аутентификацию, что такое спуфинг и фишинг, на что обращать внимание при загрузке файлов и где хранить информацию. 

Итог

Последние два года мы наблюдаем за настоящей цифровой революцией, которая дала возможность по-новому взглянуть на различные рабочие процессы. В современных реалиях гибридный офис – наиболее перспективный формат как для работодателей, так и для сотрудников. Такой подход к работе для многих всё еще остается в новинку, но можно с уверенностью говорить, что за ним будущее.


Используйте цифровые технологии и делайте ваш бизнес надежным и гибким в любых условиях. 



8 (800) 777-31-67