1. Главная
  2. Блог Onellect
  3. Полезные статьи
  4. Проведение онлайн-мероприятий на платформе Microsoft Teams

Проведение онлайн-мероприятий на платформе Microsoft Teams

29 сентября 2021
776
Мы привыкли говорить о том, что Microsoft Teams это корпоративная платформа для коммуникаций и совместной работы, где можно обмениваться файлами, делать видео и аудио звонки, проводить собрания и т.д. Все это стандартные возможности Teams, но с развитием цифровизации и массового перехода компаний в удаленный формат, разработчики Microsoft активно работают над решением, превращая Teams в многофункциональный цифровой инструмент, выходящий за рамки привычного корпоративного мессенджера.

В данной статье мы расскажем о функционале Teams для проведения онлайн-мероприятий — вебинаров и трансляций, а также покажем что такое режим докладчика.

Краткое описание

Прежде, чем приступить к обзору данных функционалов, приведем их краткое описание и основные отличия:

Вебинары рассчитаны на количество участников до 1000 человек (если количество будет выше этого предела, то для всех участников будет доступен режим “Только просмотр”), где можно регистрировать участников, определять роли для выступающих, настраивать взаимодействие с аудиторией, собирать отчетность, проводить опросы и т.д.

Трансляции же что рассчитаны на большее количество участников (до 20 000). Предварительная регистрация не предусмотрена - участники подключаются по ссылке, которую им заранее направляют организаторы. В трансляции есть функционал модерирования вопросов, что часто бывает полезным при проведении мероприятий для новой аудиторией.

Вебинары

В связи с ограничениями, связанными с пандемией в 2020-ом году, проводить офлайн-мероприятий было практически невозможно. Компании начали массово переходить в онлайн и это стало единственным способом для взаимодействия с сотрудниками, клиентами и партнерами. По этой же причине значительно возросло количество проводимых вебинаров.

Поэтому неудивительно, что Microsoft недавно представил ряд обновлений Teams, которые позволят компаниям использовать его в том числе и для организации онлайн-мероприятий.

Возможности Teams для проведения вебинаров

Функционал: Teams включает в себя основные функции для проведения вебинара, такие как: демонстрация экрана (с выбором определенного окна с нужным содержимым), маркерную доску, загрузку презентации как в формате PDF так и в PPTX с сохранением анимации, а также возможность делиться материалами в чате с участниками.

Гибкие формы для регистрации: организаторы могут легко настраивать под свои потребности формы для регистрации — от заполнения описания мероприятия, до визуального оформления и добавления необходимых полей, которые будут заполняться участниками.

Настройка-регистрации-с-полем-2.jpg


Интеграции с CRM-системами: одной из ключевых задач организаторов является сбор и обработка информации о проведенном мероприятии, которую необходимо перенести в CRM. Для этого в Teams предусмотрена возможность интеграции с CRM-системами (с открытыми API). После интеграции данные будут автоматически направляться из Teams в используемый сервис.

Опросы в реальном времени: в ходе вебинара организаторы могут использовать функционал опросов, который позволяет получать обратную связь от участников, выявить потребности в услугах или продуктах, собрать заявки и т.д. После завершения опроса итоговые результаты будут доступны в виде Excel-отчета.


opros-na-vebinare-teams.jpg


Управление участниками:
если ваше мероприятие предполагает живое общение с аудиторией, то в параметрах вебинара вы можете настроить правила с разрешением участникам использовать микрофон и камеру, а также настроить доступ к чату.


parametry-webinara.jpg

Статистика: как и на классической вебинарной площадке, после завершения вебинара Teams автоматически сформирует отчет, который будет содержать: общее количество участников, имя и эл.почту, время подключения к вебинару и время выхода, роль (организатор, докладчик, участник), продолжительность вебинара и т.д. Отчет можно просматривать как в панели вебинара, так и скачать его в формате Excel.


Участие в вебинаре-файл.png


Переговорные комнаты: специфика мероприятия иногда может включать в себя необходимость разделять аудиторию на изолированные группы (например, когда проводится обучение и пользователям даются задания). Для этого можно использовать "Комнаты" - функционал, который позволяет вручную или автоматически перенаправлять нужное количество участников в созданные организатором комнаты, внутри которой они могут взаимодействовать, не пересекаясь с другой частью аудитории.


MicrosoftTeams-image (78).png

MicrosoftTeams-image (76).png

Живые реакции: используя смайлики, аудитория может отвечать на комментарии, аплодировать выступающим и взаимодействовать «естественным» образом.

MicrosoftTeams-image (818).png

Power Point Live: в Microsoft Teams был добавлен функционал Power Point Live - файл с презентацией загружается в само собрание с возможностью полного управления для докладчика.

Оставаясь в одном окне, выступающий получает полный контроль над своим контентом. Он может просматривать заметки для презентации (участники их не видят), участвовать в чатах и видеть реакции аудитории. Этот режим позволяет докладчику просматривать все в одном месте, в то время как аудитория видит только активный слайд. Используя полосу миниатюр, можно увидеть, какие слайды будут следующими, и перейти к одному из них.


MicrosoftTeams-image (82).png


Режим докладчика: дополнительным приятным бонусом для пользователей Teams является недавно вышедшее обновление с режимами докладчика.

Участники встречи, как правило, более сфокусированы, когда видят докладчика вместе с презентацией, и теперь есть возможность выбрать как именно участники буду видеть вас и ваш материал. На данный момент есть три режима: Standout , Side-by-side или Reporter.

MicrosoftTeams-image Standout (70).png

Standout

Side-by-side.jpg

Side-by-side

Reporter.jpg

Reporter


Теперь вместо того, чтобы делиться только содержимым презентации, вы становитесь неотъемлемой частью своего выступления, тем самым эффективнее вовлекая аудиторию.

Перевод презентации и субтитры: иногда аудитория мероприятия может включать в себя участников из разных стран, что в некоторых случаях может вызвать языковой барьер и непонимание. Чтобы избежать таких ситуаций, в Teams предусмотhен функционал перевода презентации и субтитры.

Вне зависимости от того, на каком языке выступающий подготовил свою презентацию, во время демонстрации участник может включить перевод и презентация будет показываться на выбранном языке.


MicrosoftTeams-image (в83).png

Такой же сценарий и с субтитрами — пользователь выбирает нужный язык и в нижней части экрана появляется текстовый перевод того, о чем в данный момент говорит спикер.

Запись мероприятия: зачастую участники просят организаторов предоставить им запись проведенного вебинара. Это можно сделать двумя способами: заранее в параметрах выбрать пункт "Записывать автоматически" или включить запись уже в ходе мероприятия. В обоих случаях она станет доступна организаторам после завершения вебинара.

Запись собрания-teams.jpg

Трансляции

Прямые трансляции представляют собой односторонние видеоконференции, схожие с теле- или радиопередачами. Участники не могут видеть или слышать других пользователей (кроме докладчиков), а также не могут включать свой собственный микрофон и видеокамеру. В отличие от вебинаров, трансляции рассчитаны на больший охват аудитории (до 20000 участников), но не имеют возможности предварительной регистрации участников.

Создание трансляции похоже на создание вебинара: в календаре необходимо выбрать событие "Трансляция" и настроить необходимые параметры.

MicrosoftTeams-image (7213).png
MicrosoftTeams-image (9874).png


Один или несколько докладчиков могут вести мероприятие в прямом эфире. Выступающий может демонстрировать свой экран, показывать презентации, аудио и видеоматериалы или сам находиться перед камерой.

Участники могут присоединиться к модерируемому чату (Q&A). Это удобный функционал чтобы задавать вопросы спикерам. Каждый может читать опубликованные вопросы и ответы и при желании ставить им отметку «Нравится».
Прямые трансляции идеально подходят для выступления первых лиц компании, общих объявлений, инструкций или обучения, где не требуется подключение аудитории с микрофоном.

Live-events-Teams.png

Прямые трансляции идеально подходят для выступления первых лиц компании, общих объявлений, инструкций или обучения, где не требуется подключение аудитории с микрофоном.

Итог

В настоящее время бизнесу важно уметь вовремя реагировать на изменения, быть гибким и обладать всеми инструментами для непрерывной работы при самых различных условиях. Teams является тем цифровым инструментом, который способен обеспечить продуктивную работу всех отделов организаций, будь то продажи, разработка или маркетинг.

Расширяйте границы своего цифрового пространства и делайте ваш бизнес успешнее вместе с Microsoft Teams.
8 (800) 777-31-67