Роботизированная автоматизация процессов становится все более популярным решением для минимизации однообразной бумажной работы HR-специалистов. RPA для HR может значительно повлиять на скорость, точность и продуктивность этого направления. Давайте рассмотрим с какими проблемами часто сталкиваются сотрудники HR-подразделения и как им может помочь PRA.
Одна из самых больших проблем в работе с персоналом – большое количество ошибок при вводе данных, независимо от того, насколько все внимательны. Поскольку с годами компании имеют тенденцию к росту, ежедневно обрабатывается, составляется отчетность и анализируется все больше цифровых записей. Управление таким количеством данных в соответствии с конкретными требованиями быстро становится ресурсоемким.
В результате это сильно снижает эффективность работы HR-специалистов, которые сильно зависят от различных документов и чем больше их становится, тем более трудоемким становится процесс. И по правде говоря, скорость работы медленно падает по мере увеличения количества повторяющихся задач.
Ошибки в таких задачах как расчет заработной платы, проверка отпусков и учет рабочего времени, могут нанести ущерб бизнесу, да и в целом не слишком хорошо повлияют на статус привлекательного работодателя. И тут как раз стоит вспомнить про технологии автоматизации, которые помогут привести все процессы в порядок и сделать работу без ошибок и без потери эффективности.
Также стоит отметить, что кроме бумажной работы у HR-специалистов много других задач, например общение с сотрудниками. Если мы говорим о новичках в компании, то им нужно уделять особое внимание, знакомить с офисной культурой, с коллегами, адаптировать, проводить обучение и тд.
В случае, если HR-специалист занят рутинными задачами, он не сможет уделять должного внимания сотрудникам, из-за чего они могут получить плохой опыт в компании, что приведет к текучке на испытательном сроке, негативным отзывам о работодателе в публичных источниках, в итоге все это грозит дополнительными расходами на найм и удержание сотрудников.
Все эти проблемы помогает решить автоматизация управления персоналом и многие компании уже воспользовались преимуществами RPA. Начиная от поиска сотрудника, его адаптации, расчета заработной платы и ведения табелей учета рабочего времени и до выхода сотрудника из компании – RPA в HR оптимизирует каждый процесс. Это дает больше возможностей для специалистов по персоналу, чтобы сосредоточиться на действительно важных задачах, которые помогут компании расти.
Варианты использования RPA в HR
RPA для управления персоналом предлагает множество вариантов использования, которые оптимизируют рабочий процесс. Это позволяет команде HR брать на себя и управлять большим объемом административных процессов без необходимости нанимать новых сотрудников. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных и практических вариантов использования RPA в области управления персоналом.
Рекрутинг
Когда новая вакансия публикуется в социальных сетях или на любом другом соответствующем сайте вакансий, накапливается огромное количество заявок. Сортировка этих резюме, корректировка данных и их проверка обычно отнимают у отдела персонала огромное количество времени.
Даже самый простой процесс найма иногда может занять до двух-трех дней. Боты RPA могут искать в базах данных и на работных сайтах сотрудников, которые соответствуют определенным заранее критериям, таким как образование, навыки и опыт. Затем они автоматически выберут квалифицированных специалистов и добавят их в вашу систему управления персоналом или в лист Excel для просмотра рекрутером.
Адаптация
Адаптация
Ботов RPA можно легко запрограммировать для автоматизации всего процесса адаптации. В зависимости от должности сотрудника можно настроить автоматическую отправку учебных материалов, инструкций и справочников, а также проводить срез знаний и заносить все в базу данных сотрудников. Система выполнит все задачи точно в срок и не забудет напомнить о важных документах.
Обучение
Всякий раз, когда компания нанимает новых сотрудников, готовит кадровый резерв или поощряет развитие компетенций, обучение становится жизненно важным. Специалисты по HR проводят специальную оценку персонала, на что тратят большое количество времени. Теперь RPA позволяет автоматизировать процесс оценки и назначать курсы обучения в зависимости от уровня сотрудника и целей его развития.
Управление данными сотрудников
Управление данными о сотрудниках – еще одна важная часть управления персоналом. В большинстве компаний отдел персонала отвечает за сбор и обработку данных о сотрудниках, включая соответствие требованиям, найм, расчет заработной платы, информацию о кандидатах, информацию о текущих сотрудниках и тд.
Ручная обработка данных занимает огромное количество времени. Управление данными о сотрудниках с помощью RPA гарантирует отсутствие ошибок при внесении информации в корпоративную систему.
Управление уходом сотрудников
Как и в случае с адаптацией, ответственность за выполнение всех процедур увольнения лежит на HR. Они должны убедиться, что эта процедура проходит корректно.
Именно здесь многие компании используют возможности автоматизации. RPA может автоматизировать все ручные процессы, включая выплаты, отзыв доступа к системе, отправку выходных документов по электронной почте и уведомление. В результате это создает прекрасную офисную культуру и хорошие отзывы о компании.
Мы привели лишь несколько примеров, где можно и нужно использовать RPA. Автоматизация управления персоналом может вывести вашу компанию на новый уровень за счет повышения эффективности и производительности. Но это возможно только в том случае, если вы заручитесь поддержкой руководства компании и всех вовлеченных отделов.
Старайтесь получать регулярные отзывы от всех, чтобы вы могли планировать и корректировать процесс автоматизации. Кроме того, вовлеките всех, на кого эта новая технология повлияет. Когда дело доходит до внедрения автоматизации процессов, командная работа является ключевым моментом.
Как RPA в HR улучшает опыт сотрудников
RPA освобождает человека от повторяющихся монотонных задач и дает ему возможность заниматься более важными делами и активно взаимодействовать с другими сотрудниками. Имея возможность решать сложные задачи, сотрудники получают больше позитивного опыта. Это позволяет им расти внутри компании и продвигаться в соответствующей области.
В результате компании добиваются более высоких показателей удержания, большей производительности, большей точности и многого другого. В этом сила RPA для HR.