Что такое API и интеграция
Компании часто используют сразу несколько информационных систем с разным функционалом, например: ERP, CRM, web-сайты и т.д. Когда между системами не настроена интеграция, остается ряд процессов, которые сотрудники продолжают выполнять вручную. Например, в CRM нет функции подписи договоров, для этого используется сервис электронного документооборота. В таком случае договор подписывают в ЭДО, а в CRM заверенный документ прикрепляется вручную. Это трудоемкий процесс и лучшее, что можно сделать - настроить автоматический обмен данными. Одним из способов реализации автоматического одно- или двустороннего переноса данных является интеграция через API.
API (с англ. Application Programming Interface — программный интерфейс приложения) — определяется как совокупность инструментов и функций в виде интерфейса для создания новых приложений, благодаря которому одна программа будет взаимодействовать с другой. Простыми словами, API – это договор, который определяет, как системы общаются друг с другом через запросы.
В зависимости от того, какие методы прописаны, определяются разные возможности API соответствующей системы. Например, из CRM направляется исходящее уведомление о том, что появился новый договор, далее вопрос к принимающей системе: сможет ли она принять договор по этому уведомлению? Наиболее популярные системы и сервисы поддерживают общение через API и при правильно настроенных методах могут принять уведомление и создать такой же договор.
“Необходимо понимать, что интеграция — это процесс, который помогает выстраивать взаимодействие между системами. Есть 2 основных способа синхронизации данных: триггерный и таймерный. Первый отправляет сигналы о каком-либо событии, второй регулярно запрашивает или обновляет данные в установленное время или через заданный временной промежуток.
Таким образом, одну и ту же задачу можно решить двумя способами, например, получать логи звонков раз в сутки по таймеру или мгновенно после срабатывания триггера. Выбор способа интеграции зависит только от контекста вашей конкретной задачи, можно даже настроить гибридную синхронизацию в зависимости от типа данных: логи успешных звонков получать по триггеру динамически, а остальные – раз в сутки” - Екатерина Косарева, бизнес-аналитик Onellect.
Какие проблемы решает интеграция через API
На любом этапе развития бизнесу может потребоваться обновление софта или внедрение дополнительного функционала, который можно получить в том числе с помощью сторонних сервисов. На самом деле, обновить существующую логику можно двумя способами: разработать новый функционал с нуля или интегрировать уже готовые решения через API, что гораздо менее трудозатратно, и в следующей главе мы разберем почему.
А пока посмотрим на проблемы, которые решает интеграция:
- Человеческий фактор. Автоматизация процессов при помощи интеграции исключает риск возникновения ошибок, допущенных сотрудником при работе с базами данных.
- Ручной труд. При помощи интеграции можно автоматизировать большую часть рутинных бизнес-процессов компании. Минимизация объемов ручного труда сможет повысить эффективность работы сотрудников, так как они будут концентрироваться на более важных задачах.
- Невозможность отслеживания и анализа. При ручном импорте или экспорте данных есть риск допустить ошибку. Узнать, когда, кем и какие данные были загружены в процессе перемещения, в каком именно файле была ошибка без истории нельзя. Интеграция решает эту проблему за счет логирования шагов процесса.
Далее расскажем, когда бизнес тратит много человеко-часов впустую, на реальном примере.
Большая часть процессов производственной компании была автоматизирована через BPMSoft, однако учет данных по ряду объективных причин продолжает вестись в локальных Excel-таблицах. Сотрудники собирают в таблицах данные в течение определенного периода, а затем переносят их в систему, импортируя данные из файла напрямую. Ежемесячно они тратят некоторый объем рабочего времени на выполнение этого рутинного процесса.
Такой метод работы не только снижает продуктивность и мотивацию работников, но и сопровождается риском возникновения ошибок как при внесении данных в саму таблицу, так и в процессе их импорта в BPMSoft, при этом отследить причины возникновения ошибок невозможно.
Как работает интеграция через API: разбор на примере нашего коннектора к вебинарной площадке
При организации онлайн-мероприятий на вебинарной площадке и ведении клиентской базы в CRM компании сталкиваются с вопросом - как синхронизировать данные c информацией об участниках? Для автоматизации процессов обмена данными между BPMSoft и вебинарной площадкой Webinar мы разработали универсальный коннектор, который позволяет осуществить двустороннюю синхронизацию.
При помощи интеграции данные об участниках и вебинарах из личного кабинета площадки передаются в мероприятия в системе BPMSoft. При этом маркетологу буквально нужно нажать одну кнопку для переноса.
Детальнее рассмотрим, как работает такая интеграция:
- Администратор при первичной настройке коннектора может использовать стандартный процесс актуализации базы контактов, пришедших с вебинарной площадки или, при необходимости, использовать собственный процесс с индивидуальной логикой.
-
Сотрудник в BPMSoft создает новое мероприятие, в которое подтягивается нужный вебинар с площадки. После проведения вебинара в синхронизированное мероприятие в BPM переносятся данные о сессиях вебинара, участниках, их статусах, состоянию подключения к сессиям, результатах опросов участников во время вебинара, а также информация о зарегистрировавшихся, но не участвовавших контактах.
-
Интеграция работает в двустороннем порядке, что позволяет сотруднику не только внести данные об участниках в систему, но и перед вебинаром выгрузить из BPM список контактов в запланированное мероприятие на вебинарную площадку. В свою очередь, площадка создает уникальную ссылку на мероприятие для каждого участника, которая сохраняется в системе BPM.
Схема интеграции BPMSoft и Webinar
“Интеграция BPMSoft с платформой Webinar позволила маркетологам нашей компании минимизировать объем ручного труда при переносе аудитории из вебинарной площадки в CRM и обратно, а также ускорить сбор данных о длительности пребывания, фактическом участии в мероприятии и результатах опросов с вебинаров” - Тамара Ханина, директор по маркетингу Onellect.
К коннектору прилагается подробная техническая и пользовательская инструкция, к которой смогут обратиться как администраторы при первичной настройке, так и маркетологи при возникновении вопросов в процессе работы или обучении стажеров.
Про наш опыт ведения проектной документации вы можете почитать здесь.
Когда нужна интеграция через API: разбор на примере синхронизации договоров с системой ЭДО
В предыдущей главе мы упомянули, что вместо настройки интеграции в некоторых случаях возможно разработать новый функционал. Однако, разработка необходимых инструментов с нуля — долго и дорого, в отличие от интеграции уже готовых продуктов, где всё, что нужно – настроить характер взаимодействия.
Посмотрим на основные преимущества настройки интеграции между системами:
- Автоматизация обмена данными. Посредством интеграции можно настроить миграцию данных в автоматическом режиме. Это позволит снять с сотрудников лишнюю нагрузку и направить ресурсы, например, на повышение качества работы с покупателями.
- Эффективная работа в нескольких системах. Интеграция позволяет просматривать, редактировать и перемещать данные в режиме «единого окна» без необходимости сидеть параллельно в нескольких системах. Во время автоматической синхронизации актуализация записей происходит без участия сотрудников и риск потери данных значительно ниже чем при ручном переносе.
- Безопасность данных. Интеграция через API обеспечивает безопасный обмен данными, так как системы не имеют доступа к внутренним функциям друг друга и защищены от вмешательства. Настройку безопасных доступов лучше доверить опытным специалистам, например, нам :)
- Экономия бюджета. Для расширения возможностей основной системы бизнесу не нужно выделять большой бюджет на разработку, достаточно найти подходящую платформу и и настроить синхронизацию с ней по API.
Разберем вопрос более подробно на примере нашего кейса по интеграции BPMSoft с «Контур.Диадок».
«Контур.Диадок» — это узконаправленная платформа для работы с электронным документооборотом (ЭДО), в которой применяются протоколы гособразца. В BPM-системе, которой пользуется компания клиента, этого функционала как раз не хватало. Из-за этого сотрудникам приходилось получать подпись контрагента, указанного в документе, через ЭДО «Контур.Диадок», после чего вручную актуализировать статус документа в BPM.
Было целесообразно настроить интеграцию между системами для автоматической синхронизации данных — вместо разработки нового функционала в BPM-системе, тем более что система электронного документооборота все время обновляется для соответствия документов актуальным требованиям законодательства.
Решение задачи заключалось в настройке автоматической односторонней передачи согласованных договоров и спецификаций из BPMSoft в «Контур.Диадок» без участия сотрудников. Ответственный сотрудник может наблюдать в системе за продвижением документов по процессу подписания, не переходя в «Диадок». Подпись на стороне «Диадок» ставится за сотрудника автоматически, процесс предварительно проверяет наличие доверенности у подписанта.
О каждом продвижении документа сотрудник получает уведомление в самой системе BPM и на электронную почту. Ответственный также может скорректировать документ, приложив его актуальную версию в BPMSoft уже после отправки в Диадок, если произошла ошибка или отказ со стороны контрагента.
Схема интеграции BPMSoft и “Контур.Диадок”
Стоит отдельно отметить, что интеграция будет особенно интересна для компаний, которые используют самописные решения — чаще всего это мастер-системы со сложной структурой, разработанные для конкретной организации. Раньше внедрение таких систем было вынужденным, так как на рынке далеко не всегда можно было найти подходящее готовое решение. Сейчас самописные системы сложно и дорого поддерживать, поэтому многие компании хотят полностью или частично перейти на более функциональные и современные платформы. С этой задачей помогут справиться интеграционные процессы: единоразовые для массовой миграции данных и постоянные для поддержки сообщения между системами.
Преимущества интеграции для бизнеса: разбор на примере синхронизации с личным кабинетом на сайте
Напоследок раскроем некоторые неочевидные преимущества интеграции через API на примере нашего клиента, для которого мы реализовали решение по двухсторонней синхронизации данных между личным кабинетом агентов на сайте и рабочим местом персонального агентского менеджера в BPM-системе.Партнеры компании-вендора приводят лиды и получают за них вознаграждение. Ранее для регистрации лидов им нужно было позвонить персональному менеджеру или заполнить специальную форму на официальном сайте, при этом после отправки формы дальнейшее движение лида было не прозрачно, а его статус приходилось узнавать через почту или личный звонок своему менеджеру. Новые лиды после запроса от партнера менеджеры вручную вносили в BPMSoft, что накладывало на компанию обязательство постоянного отслеживания этих заявок и их статусов.
При помощи двусторонней интеграции агенты получили ряд преимуществ: в первую очередь, возможность сразу после регистрации в личном кабинете на сайте увидеть все ранее занесенные лиды, хранящиеся в BPMSoft. Кроме того, процесс регистрации новых лидов стал гораздо удобнее как для агентов, так и для персональных менеджеров: партнер может отправить новый лид в систему из личного кабинета и сразу увидеть результат регистрации, а менеджеру теперь не нужно делать двойную работу – достаточно просто завести лид в BPM-систему и он тут же будет виден партнеру на сайте.
Схема интеграции BPMSoft и личного кабинета на сайте
И наконец, в личном кабинете происходит регулярное обновление статусов лидов партнера по ходу его передвижений по этапам воронки продаж.
Таким образом при помощи интеграции удалось автоматизировать работу с лидами как со стороны вендора, так и партнеров. Это позволило значительно ускорить работу менеджеров, повысить прозрачность работы с партнерами, а также минимизировать риск потери лидов.
Заключение
Итак, на нескольких примерах мы показали, что интеграция через API — безопасный способ для настройки обмена данными между системами без необходимости дорогостоящей разработки. При помощи API можно интегрировать практически любые сервисы и адаптировать процессы под требования конкретного бизнеса.
Интеграция ускоряет многие тормозящие факторы: ручной труд, ошибки и потери данных в процессе переноса. Она используется, когда нецелесообразно или невозможно с нуля разработать функционал в системе, достаточно настроить обмен данными между готовыми продуктами. Для бизнеса интеграция через API открывает новые возможности и инструменты, помогающие повысить эффективность работы компании.