Цель любого мероприятия в B2B (как офлайн, так и онлайн) – формирование лояльного сообщества вокруг бренда. Проведение вебинаров – один из каналов, который позволяет давать аудитории ценный контент и повышать вовлеченность на регулярной основе.
Преимущества онлайн-формата
- Вы никак не ограничены местом – можно проводить трансляции на всю страну и даже за ее пределами. Это позволяет расширить рынок;
- Экономия времени участников: не надо ехать в определенное место, проводить там несколько часов и ехать назад. Так мы проявляем заботу к аудитории.
- Экономия на оформлении и оплате зала, организации питания, трансфере и тд.
В предыдущих статьях мы неоднократно говорили о том, что важно давать аудитории ценную информацию. Но какой бы полезный контент вы не делали, вебинар не принесет нужного результата, если площадка не будет отвечать вашим требованиям, будут наблюдаться технические сбои, участники не смогут подключиться с мобильного устройства и т.д. Поэтому вторая половина успеха мероприятия зависит от того, насколько серьёзно вы подойдете к выбору площадки.
В 2022 году мы сами столкнулись с проблемой выбора – где провести вебинар, т.к. использовали иностранную площадку и в какой-то момент больше не смогли оплачивать ее из России.
Мы не ставим своей целью рекомендовать вам конкретные варианты или сравнивать их между собой. Все вебинарные площадки довольно быстро развиваются, расширяют свой функционал и предлагают новые условия своим клиентам, поэтому мы разберем только основные принципы, на которые мы ориентировались при выборе.
Цель мероприятия
Определение цели – уже половина дела в выборе платформы. Так вы будете знать, какой функционал потребуется. Например, существуют платформы, где есть много фишек для показа презентаций, но слабые функции взаимодействия с аудиторией и нет интеграции с маркетинговыми инструментами. Такая площадка подойдет для онлайн-тренингов или презентаций, но не сработает для продающих вебинаров, где важен отклик аудитории и результат в виде повышения лояльности.
Тарифный план
У каждой вебинарной площадки есть тарифные планы. Они формируются из разных опций. Рассмотрим их ниже.
Число участников. Количество ранжируется от 5 в бесплатных тарифах и до 10000 в коммерческих. Чаще всего представлены опции на 50, 100, 300, 500 участников. Чем больше аудитория, тем дороже платформа. Площадка должна соответствовать числу участников: нет смысла брать тариф на 500 человек, если у вас вебинары на 40-50 человек.
При планировании аудитории учитывайте, что на бесплатных мероприятиях, если вы зовете “холодные компании”, явка может составлять 30-40% от числа зарегистрировавшихся и 60-80% среди ваших клиентов. Следовательно, если у вас 120 заявок, а тариф рассчитан на 100 человек, не торопитесь брать 500 мест.
Плюсом платформы будет возможность оперативно переключать тарифы, например, в сторону увеличения, если мероприятие захочет посетить больше участников, чем вы рассчитывали. И, соответственно, наоборот.
Бывает, в результате массовой рекламной кампании приходят нецелевые регистрации. С одной стороны, они тоже могут участвовать в мероприятии. Но как быть, если бюджет ограничен, вы не можете расширить площадку или просто хотите исключить эти заявки?
У себя эту задачу мы решили с помощью наших разработчиков: они сделали интеграцию сайта с CRM (BPMSoft) и вебинарной площадкой Webinar.ru. Все заявки с сайта автоматом попадают в аудиторию нужного мероприятия, заведенного в BPMSoft Управление маркетингом, после чего мы их просматриваем и целевые отправляем на вебинарную площадку, нажав всего 1 кнопку.
После окончания вебинара мы в автоматическом режиме получаем данные с вебинарной площадки в CRM – статус участия (Отклик), результаты проведенных опросов, задаваемые вопросы участником на вебинаре, количество проведенного времени, а также контакты участников, которые зарегистрировались на платформе, а не на сайте.
Интеграция помогла нам автоматизировать рутину и высвободить время на более важные задачи.
"Одной из важных составляющих качественной организации вебинаров является конверсия из регистраций в реальных участников. В 2020 году, когда в период пандемии, компании начали массово переходить в онлайн, количество вебинаров резко увеличилось, мы наблюдали снижение конверсии примерно в 2, а то и в 3 раза. Тестировали разные гипотезы, но действительно хороший результат мы получили с помощью отправки встреч в календарь зарегистрированным участникам" – Тамара Ханина, директор по маркетингу Onellect.
При выборе вебинарной площадки обратите внимание предусмотрен ли функционал по напоминанию участникам о мероприятии, а также отправка встреч, идеально, когда эта встреча отправляется не вложенным файлом в письме, а непосредственно сразу добавляется в календарь с индивидуальной ссылкой и программой.
Количество спикеров. Бюджетные или полностью бесплатные тарифы чаще всего предусматривают 1-2 спикеров, в то время как более дорогие – неограниченное количество. При планировании стоит учесть, что модератор площадки тоже считается за спикера.
Лимиты по длительности мероприятия. Может быть ограничение на продолжительности одной сессии (к примеру, 40 минут) либо на суммарное количество часов в месяц (например, 24 часа).
Гибкая оплата. Оплата может быть за количество проведенных мероприятий, помесячная с возможностью заморозки, за шесть месяцев или за год. Чем больше месяцев вы оплачиваете, тем больше будет скидка. Некоторые вебинарные площадки могут предложить индивидуальные тарифы в зависимости от ваших потребностей.
Важно отметить, что многие площадки принимают оплату картой или через систему электронных платежей. Зачастую через расчетный счет можно оплатить только тарифы от трех месяцев. Проконсультируйтесь с вашим бухгалтером насчет оптимального варианта.
Взаимодействие с аудиторией
Чем больше возможностей для взаимодействия с аудиторией во время вебинара, тем выше ее вовлеченность, а следовательно, результативность мероприятия. Элементы взаимодействия могут включать:
- Проведение опросов во время вебинара;
- Кнопки в виде призывов к действию (“поднять руку”);
- Режим вопрос-ответ;
- Возможность дать участнику право голоса;
- Приватные чаты с участниками.
Онлайн-чат и общение в ходе вебинара позволяет реагировать на настроение аудитории и управлять им, прорабатывать вопросы и выявить потребности заказчика.
Технические характеристики
- Русскоязычная техподдержка, находящаяся с вами в одном часовом поясе;
- Бесперебойная работа: отсутствие задержек звука или видео, отказоустойчивость системы при больших нагрузках, качественная передача картинки и звука;
- Показ презентации и демонстрация рабочего стола;
- Поддержка площадкой всех браузеров, операционных систем и мобильных. В идеале – наличие мобильного приложения;
- Функция записи с возможностью последующей выгрузки;
- Интуитивно понятный интерфейс.
Пару слов о функции записи трансляции. Запись позволяет расширить охват мероприятия после его окончания. Во-первых, его смогут посмотреть пропустившие. Также участники могут захотеть пересмотреть материал, который их заинтересовал, или поделиться им с коллегами. Убедитесь, что платформа предоставляет возможность выгрузки записи с последующим редактированием.
Маркетинговые инструменты
- Интеграция с CRM. Важно, чтобы у площадки был открытый API – это позволит делать интеграцию, например, с сайтами и CRM. Об этом мы уже упомянули выше.
- Автоматизированные рассылки. Отправка фоллоу-ап имейлов после вебинара, сертификатов об участии, напоминаний о вебинарах.
- Выгрузка статистики. Возможность собирать статистику по участникам в удобном формате отчетов (для нас это Excel и PDF).
- Библиотека контента. Возможность добавлять материалы в комнату во время или после вебинара и делиться ими с участниками.
- Интеграция с лендингом. Возможность встраивать площадку на свой лендинг и смотреть вебинар не переходя на другие ресурсы.
- Аналитика вовлеченности. Важнейший этап любого маркетингового мероприятия. В статистике можно посмотреть, когда участник зашел, когда вышел, какие вопросы задавал и что ответил в опросе.
Изучение площадки
Не бойтесь изучать и тестировать площадку, тщательно рассмотрите функционал, тарифы и дополнительные возможности. Плюсом будет возможность пройти обучение или посмотреть подробное видео от компании-разработчика, чтобы разобраться во всех фишках платформы.
При подготовке вебинаров покажите основной функционал спикерам: загрузка и запуск презентации, демонстрация рабочего стола, включение/выключение микрофона и камеры, ответы на вопросы в чате и запуск опросов. Протестируйте площадку перед выходом в эфир, проверьте работу микрофона, камеры и отображение материалов.
Качественный контент, хорошо подготовленная платформа и уверенное владение ее функционалом оставит у участников хорошее впечатление и повысит лояльность к вашей компании.
Резюме
- Определите цель мероприятия;
- Запланируйте примерное количество участников и спикеров;
- Определитесь с бюджетом – сколько вы готовы выделить в месяц/год;
- Уточните в бухгалтерии – как вы можете проводить оплату;
- Регулярность – как часто вы планируете проводить мероприятия;
- Составьте список основных требований к вебинарной площадке.
Если вы только задумываетесь о проведении вебинаров или хотите заменить текущую площадку, скорее всего, вы столкнетесь с широким выбором. Надеемся, что наша статья поможет вам определить важные критерии и выбрать самую подходящую платформу.