Построение эффективной работы отдела продаж с помощью Microsoft Teams

Отдел продаж в большинстве случаев является одним из важнейших подразделений компании. Задачи этого отдела могут быть самыми разными: сотрудники ведут переговоры с клиентами по телефону, на аудио или видео-собраниях, проводят личные встречи, презентации и планерки, работают с документацией и счетами, следят за отчетностью. Последнее время остро стоит вопрос не только о том, какие цифровые инструменты можно использовать чтобы сделать работу отдела продуктивнее, но и как в случае перехода компании на удаленку полностью сохранить работоспособность отдела?

В статье ниже мы расскажем, как сотрудник отдела продаж может ежедневно использовать Microsoft Teams и как это может повлиять на эффективность его работы. Если коротко, то Teams имеет весь необходимый функционал для коммерческого отдела: от совместной работы и проведения аудио и видеоконференций, до получения всей необходимой информации из CRM и 1С. 

Внутренние планерки и встречи

Чаще всего работа сотрудников отдела продаж начинается с ежедневного утреннего собрания (Stand-up или Daily meeting). Это неотъемлемая часть agile-подхода, они помогают оперативно реагировать на события и вносить изменения по ходу проекта. Утром обсуждается текущая ситуация по сделкам, планы на день и на неделю, проблемы и возможности их решения.

Такие собрания планируются заранее и проводятся в Teams. Удобно, что календарь Teams синхронизируется с Outlook, можно не выходя из приложения посмотреть свое расписание на день и при необходимости его скорректировать.
 

Во время собрания можно обмениваться файлами, совместно вносить туда изменения, вести протокол в заметках, визуально фиксировать общие идеи на доске с помощью встроенного приложения Whiteboard.



При синхронизации Teams и Outlook можно переходить в чат с пользователем или начинать собрания прямо из самого письма. 

Онлайн-собрания и взаимодействие с клиентами 

Далее сотрудник решает перейти к запланированным встречам с клиентами. Стоит заметить, что все чаще для переговоров стали использоваться онлайн-встречи, вытесняя оффлайн, и за этим стоит множество плюсов: для онлайн-встречи легче выбрать удобное время проведения, можно задействовать гораздо больше участников из разных отделов, офисов или уголков страны, не тратя при этом время и средства на поездки и командировки.

В Teams можно проводить встречи не только со своими коллегами, но и с людьми из сторонних организаций, предоставляя им гостевой доступ. Для этого гостю достаточно иметь электронную почту, на которую ему придет приглашение на собрание. В планируемом собрании можно просматривать участников, а также заранее добавить заметки (пользователи до начала встречи смогут увидеть темы, которые планируется обсуждать). А если вдруг на собрании возник вопрос, на который присутствующие не могут дать ответа, то всегда можно подключить нужного специалиста в ходе переговоров.

Во время онлайн-встреч можно проводить демонстрации, делать запись собрания (особенно полезно, когда в ходе встречи обговаривалось множество деталей, которые нельзя упустить), включать субтитры и многое другое. Приятным дополнением в Teams является возможность выражения эмоций с помощью анимированных реакций -  “Поднять руку“,  ”Like”  , ”Любовь”  , Аплодисменты .

Иногда одних онлайн-встреч может быть недостаточно и необходимо вести дальнейшие переговоры и согласования в письменном виде. На переписку в электронной почте расходуется большое количество времени не только на написание письма, но и на ожидание ответа, которое может продлиться до нескольких дней. А если письмо попадет в спам, то ответа можно и не дождаться. В последнее время скорость обработки клиентских запросов играет ключевую роль, в связи с чем возрастает популярность мессенджеров не только для личного общения, но и для работы с клиентами. В Microsoft Teams вы можете добавить любого внешнего пользователя в определенный канал, предоставив ему гостевой доступ, и продолжать общение в формате чата. Стоит помнить, что использование таких мессенджеров как WhatsApp, Viber, Telegram и т.д. не гарантирует безопасность ваших данных. Более разумно использовать корпоративные сервисы, Microsoft Teams подходит идеально. 

Интеграция  Teams c CRM и 1С

Клиентам важно, чтобы их запросы обрабатывались максимально быстро, поэтому сотрудник отдела продаж должен быть вовлечен в проект и оперативно получать информацию, например, о статусах оплаты счетов, состоянии договоров, поступлении товаров, следить за обновлениями информации о клиентах и т.д. Для всего этого существуют отдельные программы, и порой переключаться между ними и отслеживать информацию достаточно трудозатратно. В Microsoft Teams представлена возможность интеграции со сторонними приложениями, которая позволяет в одном окне запрашивать и получать необходимую информацию из внешних сервисов. Поговорим о самых популярных инструментах для работы отдела продаж: 1С и CRM.

Без 1С сложно представить работу любой коммерческой организации. Зачастую, из-за сложного интерфейса и функционала данного сервиса, пользователи сталкиваются с проблемами в работе с ним. Настроив интеграцию Teams и 1С, сотрудники с помощью чат-бота могут запрашивать информацию и получать уведомления из 1С, не прерывая при этом работу в Teams. 

Настроив адаптивные карточки, сотрудник может получать разный пул информации, например: уведомления о поступлении денег или статус оплаты счета, сумма дебиторской/кредиторской задолженности, отгрузок и поступлений и тд., не теряя при этом время на переключение между сервисами, а оставаясь работать в Teams.

Еще одним важным инструментов для отдела продаж является использование CRM. На примере интеграции с 1С, Teams также можно интегрировать с СRM-системой и получать уведомления с помощью чат-бота. Это так же поможет вовремя реагировать на какие-либо изменения и отслеживать важную информацию. В нашей компании используется Creatio, и настроив интеграцию пользователям стали доступны следующие уведомления: статус договора, добавление новых юр.лиц, напоминание о запланированной активности, добавление лицензий в карточку контрагента, уведомления о комментариях других пользователей и многое другое.  



Примечательно, что на первый взгляд очень простым, но весьма полезным на практике оказался функционал с уведомлениями о Днях рождения клиентов.

Дополнительным инструментом для автоматизации процессов является визирование документов с помощью внутреннего приложения Teams ”Утверждения”. Этот инструмент помогает упростить множество запросов и процессов в вашей команде, связанных с документацией. Особенно полезен этот функционал для отдела продаж, т.к. именно он работает со множеством документов, которые зачастую приходится корректировать и долгое время согласовывать. Вы сможете создавать новые утверждения, увидеть отправленные вам, делиться ими, отправлять их из других сервисов (1С, CRM) а также просмотреть все свои предыдущие утверждения в одном месте. Уведомления о необходимости согласования какого-либо файла получат все пользователи в Teams, задействованные в конкретном процессе.



«Microsoft Teams — единое окно для широкого спектра задач, позволяющее не терять темп и фокусироваться на главном, пока я нахожусь в офисе — такую характеристику инструменту готов дать каждый сотрудник нашей компании. Однако, наиболее значимым для себя выделяю возможность всегда оставаться в рабочем ритме и иметь все важное под рукой, находясь при этом в любом месте. Интеграция с внешними системами, выстроенные чат-боты, прозрачный контроль задач в каналах по проектам и способность в любой момент присоединиться к обсуждению дают возможность оставаться с командой не только мыслями, но и делом», — Оксана Уткова, Ведущий аккаунт менеджер компании Onellect 

IP-телефония в Teams (Phone System) 

Далее сотруднику необходимо совершить несколько звонков клиентам. Для этого нет необходимости переключаться на отдельное приложение для осуществления вызовов, достаточно использовать встроенную телефонию в Teams и продолжать работу в одном окне.



В Microsoft Teams представлен полноценный функционал телефонии для совершения голосовых вызовов как внутренним, так и внешним контактам: 

Автосекретарь — используется для создания системы меню (IVR) для вашей организации, которая позволяет внешним и внутренним абонентам связываться сразу с нужным отделом или контактом. При создании автосекретаря можно выбрать приветствия, настроить меню и задать способ перенаправления вызовов. 

Очереди вызовов — абонентам, которые совершают звонок в вашу организацию, можно так же настроить приветствие и проигрывать музыку, пока они ожидают ответ. Система  может автоматически переводить вызовы в режим удержания и совершать поиск следующего доступного оператора для обработки вызова. Все правила и порядок действий можно настроить в Центре администрирования Teams. 

Голосовая почта — привычная всем функция записи голосового сообщения вызывающего абонента. 

Аудиоконференции — функция телефонного звонка в собрание Microsoft Teams. Бывают ситуации, когда сотрудник не может воспользоваться интернетом для подключения в собрание со своего ноутбука или смартфона, но с помощью аудиоконференции он сможет набрать уникальный номер собрания со своего личного устройства и с помощью классического звонка присоединиться к нему.

Парковка звонков — это возможность поставить звонок на удержание и передать вручную его другим сотрудникам организации.

Если ваша организация уже использует IP-телефонию, то есть возможность интегрировать ее в Teams, сохраняя существующие настройки вашей АТС (меню, очереди и добавочные номера сотрудников). Это позволит совершать и принимать звонки не только со стационарных IP-телефонов, но и из приложения Teams на компьютере или телефоне. 

Подводим итоги:

В данной статье мы привели пример того, как используя Microsoft Teams можно упростить процесс работы и взаимодействий сотрудников отдела продаж. Используя Teams, сотрудник может отслеживать все рабочие процессы и фокусироваться на главных задачах, проводить переговоры с клиентами онлайн как из офиса, так и из любой точки мира, а также не упускать важные детали и всегда быть в курсе последних изменений в ходе работы.

Будьте эффективнее вместе с Microsoft Teams!