Наша компания не стала исключением — в момент массового перевода сотрудников на удаленку нам удалось безболезненно перенести все бизнес-процессы в онлайн, не теряя, при этом, в эффективности. Стоит отметить, что достаточно легкий переход на удаленный формат, в нашем случае, был благодаря использованию современных облачных решений и автоматизации еще задолго до пандемии.
А как обстоят дела в других компаниях? Мы в своей практике часто сталкиваемся с историей, когда организация внедрила тот или иной инструмент, но сотрудники либо не хотят работать в нем совсем, либо используют только малую часть функционала решения. Это объясняется очень просто — людям нужно дать не только инструмент, но и цифровые знания.
В 2021 году развитие цифрового опыта сотрудников становится трендом. И это связано не только с внедрением большого количество ИТ-решений и необходимостью ускорения изменений, но и с выходом на рынок труда поколения Z. Молодые специалисты привыкли к технологичным решениям, они общаются в мессенджерах, записывают видео в облачных приложениях, обмениваются информацией и все это накладывает отпечаток на формат их работы.
Что такое цифровой опыт сотрудников?
Сотрудники каждой организации используют разные ИТ-решения для выполнения своей работы. Цифровой опыт сотрудников или Digital Employee Experience (DEX) — это отражение того, насколько эффективно люди взаимодействуют с ИТ-инструментами на рабочем месте, что позволяет им быть вовлеченными и продуктивными. DEX включает взаимодействие с технологиями для:
-
Рабочих процессов и продуктивности (управление проектами, аналитика, взаимодействия с клиентами);
-
Общения и совместной работы (электронная почта, обмен мгновенными сообщениями, телефонные звонки, видеоконференцсвязь);
-
Обучения (тренинги и повышение квалификации).
Цифровые технологии стали неотъемлемой частью жизни и инструментом для комфорта каждого человека. Исходя из этого, на своем рабочем месте сотрудники ожидают такого же высокого уровня цифровых технологий и удобства для работы. Если сотрудникам сложно получить доступ к информации или выполнять повседневные задачи с помощью предоставленных инструментов, это может негативно повлиять на их взаимоотношения с вашей компанией.
Для формирования цифрового опыта работодателю важно предоставить персоналу простые и удобные инструменты для выполнения рабочих задач. Ниже мы расскажем какие инструменты работают на позитивный опыт сотрудников.
Внутренние коммуникации и совместная работа
Мало кто мог подумать о том, что, перейдя на удаленный формат работы первое чего нам станет не хватать — это чувства команды и единения с коллективом. Будучи в офисе, даже если сотрудники мало коммуницируют между собой, то находясь практически “плечом к плечу” и видя друг друга, они все равно чувствуют себя в одной лодке.
Переход на удаленку для многих послужил сильным стрессом, т.к. некоторые сотрудники стали чувствовать себя в отрыве от коллектива, пропала возможность видеть жизнь компании и следить за ее развитием.
К сожалению, бывали случаи, когда именно из-за этого компания теряла ценные кадры.
На ИТ-рынке существует большое количество инструментов, которые помогают “придать жизни” виртуальным процессам компании. Возьмем за пример Microsoft Teams:
1. Аудио и видеоконференции. Крайне необходимо общаться со своими сотрудниками не только по рабочим вопросам, но и в целом делиться различными новостями, регулярно проводить встречи, где каждый сможет поделиться личными успехами или проблемами, где каждый может узнать о достижениях или изменениях в компании и т.д. Полезно общаться и не по рабочим темам. Это помогает сотрудникам почувствовать себя в одной лодке с другими, что позитивно повлияет на настроение клманды и продуктивность в работе.
Особенно оценили пользователи “Совместный режим” в Microsoft Teams — этот режим позволяет отобразить всех участников встречи в одном иллюстрированном окне, например: всех сидящих в одной аудитории, в кафе и даже в космосе.
2. Совместная работа — многие процессы и задачи могут зависеть от нескольких лиц. Если в офисе сотрудники могли обменяться документами, проговорить что-то голосом или проводить мозгоштурм, собравшись в переговорной, то на удаленке это сделать становится сложнее. На этот случай Microsoft предлагает пользователям воспользоваться облачными инструментами для совместной работы Microsoft 365. Создавайте документы в Word, в Excel, OneNote, Power Point и т.д. с любого устройства и делитесь ими со своими коллегами, а режим совместной работы поможет сразу нескольким пользователям одновременно работать над одним документом и видеть изменения, внесенные другими пользователями.
Напомним, что Teams интегрируется со всеми приложениями Microsoft 365, следовательно работать над документом и делиться им с коллегами, можно не покидая корпоративный чат.
Рабочие процессы и продуктивность
Как было сказано выше, сотрудники должны обладать всеми необходимыми инструментами для комфортной и бесперебойной работы как в офисе, так и на удаленных рабочих местах. Подбирая такие инструменты, обратите особое внимание на те, которые смогут минимизировать количество рутинных процессов. Благодаря этому, сотрудники смогут сконцентрироваться на более важных задачах и сделать больше для компании.
Такими инструментами могут быть:
Удобная и многофункциональная CRM-система. В нашей компании используется облачная CRM Creatio. C помощью данной системы можно автоматизировать бизнес-процессы для различных отделов в компании. Например, помимо базы клиентов и постановки активностей по работе с ними, можно в пару кликов создавать договоры, счета, отслеживать цепочку работы над конкретным проектом, просматривать и создавать отчеты и воронки продаж, оставлять комментарии и ставить задачи коллегам, отправлять письма и совершать звонки клиентам, планировать маркетинговые активности, просматривать базу знаний и даже оформлять отпуск.
Все это помогает пользователям избавиться от бумажной волокиты и фокусироваться на приоритетных задачах. Дополнительным преимуществом Creatio является приятный и понятный интерфейс, который так же помогает упростить взаимодействие при работе в данной системе. Так как Creatio является облачным продуктом, то работать в нем можно в любом месте и с любого устройства. Это особенно удобно тем сотрудникам, которым по работе часто приходится находиться в разъездах и командировках.
Следующим цифровым инструментом для продуктивной работы может служить сервис аналитики Power BI. Power BI представляет собой платформу для создания отчетности и интерактивных дашбордов по самым различным метрикам.
Используя данный инструмент, и руководители и сотрудники могут легко отслеживать необходимые показатели и анализировать их. Это помогает объединить в одно окно десятки документов и отчетов из разных источников, давая возможность пользователям вовремя реагировать на изменения и влиять на результаты своей деятельности.
В одной из статей мы уже рассказывали, как сотрудники HR с помощью Power BI могут создавать различные дашборды и отслеживать важные метрики, тем самым помогая выстраивать стратегию по повышению эффективности работы, как и самого отдела HR, так бизнеса в целом. Подробнее об этом можете узнать здесь.
Обучение
Как мы говорили вначале, для формирования цифрового опыта, одного внедрения цифровых инструментов может оказаться мало, если сотрудники не смогут с ними эффективно работать.
В нашей компании перед внедрением мы проводим обязательную демонстрацию решения и обучение сотрудников. Это дает нам уверенность, что мы быстрее сможем почувствовать пользу от используемого сервиса.
При внедрении нового решения большое значение имеет коллаборация ИТ и HR-служб, которые должны настроить сотрудников на успех с самого начала, поддержать во время обучения с помощью техподдержки и демо-стендов, где можно совершать ошибки. Это ускорит процесс внедрения новых технологий. Без надлежащего обучения есть риск, что ваши сотрудники не смогут ориентироваться в новой системе и в конечном итоге разочаруются в ней.
Приведем пару примеров как можно решить эту задачу:
-
Как было сказано выше, наша компания проводит обучение своих сотрудников новым инструментам. Данный процесс мы смогли проработать и для наших клиентов, создав курсы обучения для администраторов и пользователей Microsoft 365.
-
База знаний — создайте место, где будет храниться вся необходимая информация по рабочим процессам каждого отдела. Наличие постоянного доступа к таким ресурсам поможет сотруднику самостоятельно находить и изучать интересующую информацию, оперативно ориентироваться в различных ситуациях. Для удобного поиска можно пользоваться чат-ботом.
-
Корпоративное обучение — помимо стандартной базы знаний можно создать целый корпоративный портал для обучения.
Недавно Microsoft презентовал новое решение Viva Learning — инструмент, помогающий создать целую культуру корпоративного обучения в компании. Сотрудники могут проходить как обязательные обучения для повышения квалификации, так и неформальные, с возможностью делиться ими со своими коллегами. Обучение внутри Viva можно назначать как конкретному сотруднику, так и всей команде.
Итог
Когда технологии поддерживают людей и дают им возможность выполнять свою работу, они оказывают положительное влияние на опыт сотрудников и на ваш бизнес. Цифровой опыт сотрудников особенно важен в период, когда пользователи начинают работать в новом формате и с новыми технологиями. В конечном итоге такие сотрудники более вовлеченные и лояльные, готовы помочь вашей организации в достижении стратегических целей.
Воспользуйтесь инструментами, которыми мы поделились в сегодняшней статье, и внедрите их в своей компании. Ставьте цели и инициативы по повышению вовлеченности сотрудников, несмотря на препятствия, связанные с пандемией.