С развитием технологий, у компаний появляется все больше инструментов и возможностей для развития и роста.
Переход на удаленку тоже сыграл важную роль — многие технологические решения, которые ранее рассматривались компаниями лишь на перспективу, сегодня вышли на передний план.
Также, при удаленном формате работы, конкуренция за кандидатов на рынке труда стала еще жестче: теперь не работодатели смотрят на кандидатов, а кандидаты присматриваются к работодателям. Это связано с тем, что соискатели теперь могут не опираться при выборе на местоположение потенциального работодателя — все больше компаний предлагают удаленные вакансии. Поэтому компаниям важно работать над личным брендом и лояльностью своих сотрудников, чтобы оставаться привлекательным работодателем на рынке труда, а также удерживать внутри организации ценные кадры.
В этой задаче большую роль играют внутренние коммуникации, где одним из инструментов является корпоративный портал или по-другому, интранет. В данной статье мы расскажем, что это такое и зачем он нужен компаниям, вне зависимости от того, происходит работа на удаленке или в офисе.
Что такое интранет?
Интранет — это информационная среда внутри организации, представляющая собой веб-портал, доступ к которому имеют только авторизованные пользователи.
Другими словами, это внутренняя социальная сеть компании, возможности которой могут варьироваться от предоставления базы знаний сотрудникам и внутренних коммуникаций, до обучения и автоматизации бизнес-процессов.
Какие преимущества использования интранет-портала?
Благодаря своему скромному началу и ограниченной функциональности, сегодня этот инструмент способствуют повышению вовлеченности сотрудников, позволяя им узнавать актуальные новости и обмениваться информацией, а также управлять задачами и проектами. Менеджеры и генеральные директора часто удивляются тому, насколько позитивно правильная интрасеть может повлиять на отношение сотрудников к своей компании.
Одним из основных преимуществ является возможность поддержания прозрачности корпоративной культуры и ее развития. Также в компаниях, где сотрудники работают удаленно и в нескольких часовых поясах, важно иметь инструмент, позволяющий всегда оставаться в едином инфополе.
Предлагаем более детально рассмотреть возможности Интранета:
Повышение вовлеченности сотрудников
Вовлеченность сотрудников и внутренние коммуникации тесно связаны между собой. Сотруднику важно знать, как и куда движется компания, быть в курсе глобальных новостей и достижений, оставаться в контакте даже с теми коллегами, с которыми нет совместных задач, а также знать, что от него ждут на рабочем месте и какие есть пути для продвижения по карьерной лестнице.
Чем больше организация, тем сложнее доносить до всех сотрудников корректную информацию о том, что происходит внутри компании, как она развивается и к чему стремится. Результатом может стать появление “информационного вакуума”, снижение вовлеченности и эффективности сотрудников.
Корпоративные порталы дают возможность владельцам бизнеса делиться со всей командой своим виденьем, общими целями, результатами работы компании, тем самым сокращая дистанцию между "руководитель <—> сотрудник". Особенно это удобно в тех случаях, когда в компании работает большое количество человек, и пообщаться лично с каждым сотрудником или отделом просто физически невозможно.
Компании также используют интранет, чтобы вознаграждать сотрудников за инициативность и успехи, отслеживать и вовремя реагировать на критические моменты. Сотрудники, которые чувствуют, что их ценят, с большей вероятностью будут эффективнее выполнять свои обязанности.
Но не всегда внедрение интранета помогает сразу наладить все внутренние коммуникации. Приведем несколько примеров, которые могут оттолкнуть пользователей от использования этого ресурса:
1. Пользовательский интерфейс портала непривлекателен и перегружен функционалом, который создает путаницу.
2. Портал расположен на отдельной платформе, о существовании которой сотрудники могут попросту забывать.
3. Заходить на корпоративный портал можно только с ПК и только из корпоративной сети.
Мы перечислили лишь малую часть причин, по которым сотрудники не заходят на корпоративный портал, кроме этого, может быть отсутствие интереса к размещаемым материалам, но это уже другая история, повлиять на которую могут специалисты по внутренним коммуникациям.
C перечисленными проблемами может отлично справиться такой инструмент, как Viva Connections: данную платформу можно рассматривать как полноценный интранет-портал, который будет либо транслировать материалы с основного ресурса, либо полностью его заменит. Viva Connections объединяет интрасеть SharePoint с инструментами чата и совместной работы в Microsoft Teams.
Connections позволяют вашим сотрудникам находить актуальные новости, информацию и контент по всей организации прямо из панели Teams, не отвлекаясь при этом на сторонние ресурсы и без необходимости дополнительной авторизации для входа. Также с помощью политик безопасности Microsoft, пользователи могут безопасно использовать портал с мобильных устройств и находясь вне корпоративной сети.
Кроме того, интерфейс Viva Connections интуитивно понятен и адаптирован под новостную ленту, а также легко позволяет интегрировать элементы брендинга и идентичности компании непосредственно в Teams.
Ускорение адаптации и удержание персонала
Всем известно, что вовлеченные сотрудники работают в компании более эффективно и редко рассматривают предложения других работодателей, что, несомненно, благоприятно влияет на сохранение персонала. С помощью Интранета сотрудники могут делиться своими достижениями, интересными кейсами, экспертным мнением, чувствуя свою значимость в компании и укрепляя тем самым бренд работодателя.
Определенную пользу найдут и новички: с помощью интранет-портала, новый сотрудник может с легкостью самостоятельно узнавать интересующую его информацию о компании и находить нужные материалы для изучения, не отвлекая при этом часто своих наставников.
Удобным функционалом в Viva Connections могут послужить теги по навыкам. Например, если у сотрудника возникли трудности с работой в Excel, то использовав теги, он сможет быстро найти коллегу, который сможет помочь разобраться в данном вопросе.
Обучение сотрудников
Правильно организованный интранет-портал также может выступать платформой для обучения. В карточках пользователей может отображаться информация о том, какие курсы обучения прошел и проходит в данный момент сотрудник, что может сподвигнуть других не отставать от своих коллег и тоже начать обучаться.
А сам сценарий обучения может быть разработан с Microsoft Teams и Microsoft Viva Learning, где сотрудники, не покидая Teams, могут с легкостью перейти на вкладку Viva Learning и воспользоваться возможностями платформы для полноценного обучения. Подробнее о Viva Learning вы можете узнать в предыдущей статье.
Итог
Использование интранета помогает компаниям организовать внутренние коммуникации и обмен информацией, а также создавать и поддерживать корпоративную культуру. Правильно выстроенный интранет может стать домом для всей информации, ресурсов и инструментов для совместной работы, которые необходимы сотрудникам для продуктивной работы и содействия достижению целей компании. Даже если ваш бизнес уже работает как хорошо отлаженная машина, надежная внутренняя сеть компании может только добавить ей скорости.